Definición de Políticas en la Organización

 Cuando hablamos de políticas, por lo general pensamos en restricciones o condiciones que debemos de cumplir en ciertos ámbitos de negocio dentro de la empresa; sin embargo, las Políticas Corporativas son lineamientos que sirven como “marco de referencia” para la operación de uno o varios dominios de negocio, son las “reglas del juego”, las cuales están orientadas a estandarizar el comportamiento y ejecución de éstos por los empleados de una organización.

Es fácil confundir políticas con procedimientos, pero es importante antes de definir una política, identificar el “qué quiero establecer como reglas o comportamientos constitutivos en la organización”, pero ojo, no estoy diciendo el “cómo lo voy a cumplir”, es importante no revolver lineamientos con actividades; esto puede ser un error muy común en las definiciones.

Los elementos básicos que deben de tener las políticas son:

• Objetivo
• Alcance
• Roles y responsabilidades
• Lineamientos (reglas constitutivas que se requieren implementar en la organización)
• Autorizaciones (firmas de aprobación de los niveles jerárquicos establecidos en la organización)

También, hay que considerar que cada política debe de tener un dueño, quien será el responsable de asegurar que se mantenga actualizada y promueva su cumplimiento; además, hay que identificar las áreas participantes y los autorizantes, quienes formalizarán  su acuerdo para proceder con la difusión e implementación.

En organizaciones multinacionales que están conformadas por varias empresas de uno o más giros de negocio, la diversidad cultural, operacional y sobre todo las estrategias de monitoreo en la implementación y seguimiento, suelen ser muy diferentes, de ahí la importancia de establecer el alcance de una política.

Las políticas pueden clasificarse bajo las siguientes categorías, de acuerdo a su alcance de aplicación:

• Políticas Generales: Son lineamientos o reglas que se establecen a nivel organización y que todas las empresas que la forman deben de cumplir. 

Ejemplo: El Corporativo de una organización multinacional implementa una política de Estandarización de “Software”, y supongamos que tiene oficinas en otras ubicaciones geográficas y además, con giros de negocio diferentes; esto implica que ellos deben de cumplir los lineamientos definidos en la Política General, deben de alinearse a lo que se define con el objetivo de contribuir de una manera global al cumplimiento de la misma.

Recuerden que detrás de una política, hay una estrategia de negocio que se soporta con la participación de todos los empleados de la organización.

• Políticas Específicas: Éstas aplican a organizaciones conformadas por varias empresas con giros de negocio diferente, ya que cada una podrá tener políticas más puntuales sobre la operación o dominio de negocio.
• Políticas Internas: Son lineamientos que aplican exclusivamente a una área de negocio dentro de una empresa, son parte de su modelo de trabajo.

¡Importante!, tanto las Políticas Específicas o Internas deben de estar alineadas a las Políticas Generales.

Ejemplo: En una organización se tiene una Política General de los lineamientos para Gastos de Viaje, con ciertos límites de autorización para ciertos rubros, si existiera una Política Especifica dentro de una empresa, deberá de cumplir estos lineamientos; claro, puede ser más restrictiva si así lo desea, pero nunca ir en contra de la política general. Adicionalmente, si se establece una Política Interna dentro de un área de negocio (que normalmente no sucede para los mismos dominios de negocio, ya definidos como Políticas Generales o Específicas), pero si acaso se llegara a presentar, deberá de estar alineada tanto con la Política General como con la Específica.

Lo más importante es que la Política debe de estar definida como un “Marco de referencia” donde se diga perfectamente el alcance de la misma, los dominios de acción que debe de considerar y cuidar que la redacción sea clara, concisa y sobre todo, que “no sea un libro que nadie va a leer”; por lo general, se recomienda que sea de un par de cuartillas, pero esto dependerá del tema a definir. Las políticas podrán tener documentos relacionados, como “Procedimientos”, donde ahí describimos a detalle las actividades que apoyan el cumplimiento de una política.

Los niveles de autorización son muy relevantes, es importante que una Política General sea autorizada por el máximo nivel jerárquico de la organización; usualmente, es el Director General; también debe firmar el Director Funcional o Dueño de la política, y si es necesario por el nivel de complejidad de la organización, pueden firmar las áreas involucradas.

Por último, y no menos importante, la difusión e implementación de la política es un elemento clave, los empleados deben de tener un espacio dentro de su website corporativo, para poder consultar las políticas cuando lo requieran; adicionalmente, se recomienda hacer difusión periódica, ya sea con trípticos, pósters, comunicados electrónicos, entre otros, con el objetivo de fomentar el conocimiento de los lineamientos que conforman las políticas de la organización.

Gracias por leerme.